Recepção de Eventos: como fazer?

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Recepção de Eventos: como fazer?

Preparar um bom evento vai além de servir uma boa comida ou trazer grandes atrações. Quando uma pessoa não se sente confortável no espaço, dificilmente ela conseguirá aproveitar tudo o que foi preparado. Partindo do ponto que a primeira impressão é a que fica. Pensar na recepção de eventos e em como fazê-la da melhor forma é importantíssimo.

Por isso, reunimos uma lista com algumas dicas para que seu evento seja incrível do começo ao fim, além de explicar melhor qual a importância da recepção e da organização. Seguindo o passo a passo você será capaz de proporcionar uma recepção de eventos completa, antecipando imprevistos e deixando todos os convidados à vontade. O resultado será de grande repercussão e reconhecimento para a empresa. Saiba como fazer isso!

Importância da recepção de eventos

Desde o momento de convidar as pessoas para um evento até o acompanhamento dos resultados após seu encerramento é essencial pensar em cada um dos detalhes. 

recepção de eventos

Afinal, evento é uma experiência grande que envolve diversos convidados e trabalhadores, então gerenciar cada um dos segmentos é importante.

Mas por que pensar especificamente na parte da recepção? Isso ajuda os convidados a não se sentirem perdidos ou desconfortáveis. Com bons profissionais trabalhando para integrar as pessoas, será possível deixá-las à vontade!

Seu evento pode ter a programação mais incrível do momento e ter um investimento invejável, mas se os convidados se sentirem deslocados, o resultado pode ser bem abaixo do esperado.

Isso tudo pode ser evitado com uma boa recepção de eventos! Confira algumas dicas e aplique cada uma delas.

Detalhe todas as informações do evento

Ao mandar o convite, é essencial que toda a programação do evento esteja detalhada.

recepção de eventos

Com isso, fica mais fácil para os convidados se sentirem preparados antes de saírem de casa. Eles sabem o que está por vir e não vão precisar lidar com imprevistos depois que chegarem ao local.

Esta etapa é deixada de lado em alguns momentos, mas isso pode resultar em consequências negativas no futuro, como comentários negativos sobre o evento e perda de confiança na empresa.

Pense na parte visual do evento

A recepção vai além de ter uma pessoa esperando pelos convidados na entrada do evento. A parte visual, como tema e decoração, também ajuda a fazer com que todos possam se sentir confortáveis no local, desde que haja um preparo antecipado.

Quando a organização falha é bem perceptível. As partes não encaixam e tudo parece ter sido feito em cima da hora, o que pode despertar a vontade de ir embora.

recepção de eventos

Tudo é uma oportunidade de experiência, seja ela positiva ou negativa. Você precisa apenas se esforçar para que o resultado seja positivo ao máximo possível.

Invista em boa segurança e conforto no transporte

Quando falamos sobre conforto, é preciso pensar em todas as esferas possíveis. 

No contexto atual, muitas pessoas sentem medo de sair de casa devido a falta de segurança nas ruas, principalmente em eventos, quando vários itens de valor estão reunidos no mesmo local.

recepção de eventos

Por isso, contratar uma equipe de segurança para fiscalizar o local pode ser um investimento de grande importância. As pessoas vão se sentir mais à vontade para serem elas mesmas e ficarem até mais tarde no local, registrando tudo nas redes sociais e espalhando o evento para que mais indivíduos conheçam o que está acontecendo. A estratégia de divulgação natural, com base apenas em recomendações simples, é extremamente eficaz.

Ainda nesse sentido, o estresse envolvendo trânsito é outro ponto que faz com que muitas pessoas simplesmente desistam de sair de casa. Pensar em um serviço de Vallet é mais que necessário, pois acalma os convidados. Eles chegam ao local estabelecido no convite, entregam os veículos para profissionais treinados e já podem ir diretamente aproveitar o evento. O mesmo processo também funciona ao contrário, quando chega o momento de ir embora, e não há nenhum problema ou estresse.

Treine bem toda a equipe de recepção de eventos

Os recepcionistas, como o próprio nome dá a entender, são os primeiros a entrar em contato com o público. Eles devem se portar da maneira correta, com muita simpatia e vontade de ajudar, além de conhecerem bem toda a programação do evento e do próprio espaço para tirar eventuais dúvidas.

recepção de eventos

Por exemplo, caso alguém não saiba onde ficam os banheiros, dúvida comum, é preciso que haja alguém por perto para responder com firmeza.

Além disso, é essencial que todos os trabalhadores do evento sejam localizados facilmente, por isso um uniforme é essencial. Assim, os convidados vão saber com quem conversar, seja sobre a comida, organização ou transporte.

Não esqueça: todos esses profissionais também precisam estar treinados para o evento, afinal, é possível que uma ou várias pessoas entrem em contato. Falta de segurança nas respostas pode afetar grandemente a recepção do público.

Organize sua lista de convidados

Checar o nome de cada pessoa na fila da recepção pode parecer uma tarefa desnecessária, mas ela é extremamente importante. 

No entanto, o problema que muitos organizadores enfrentam é o de não ter uma lista funcional, o que faz com que percam muito tempo até localizar se o nome da pessoa realmente consta como convidado.

recepção de eventos

Por isso, é essencial usar algum método de organização, como ordem alfabética, por exemplo. Assim, tanto numa lista de papel ou digital, fica fácil achar o nome de cada pessoa e dar uma resposta rápida para que a fila possa se movimentar rapidamente e todos possam aproveitar o evento o quanto antes.

A importância da recepcionista de eventos

Como deu para perceber, a recepcionista de eventos tem uma grande lista de atribuições, desde a própria recepção dos convidados até a retirada de eventuais dúvidas.

A profissional é essencial para deixar cada pessoa mais confortável, permitindo que o clima do evento seja mais positivo e que a empresa ganhe mais visibilidade após o término.

É por isso que você precisa de uma recepcionista de eventos! Não sabe onde encontrar? Nós temos a solução!

A Aliança Promoções é especializada em eventos e pode te ajudar com profissionais treinadas com rigor e que são capazes de realmente trazer resultados para o seu projeto. Entre em contato agora mesmo!

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1 Comentário

  1. […] trabalho de uma hostess não para na boa recepção de eventos , ela também pode fazer com que seus clientes se sintam mais à vontade, é como se fosse a […]

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