Preparar um bom evento vai além de servir uma boa comida ou trazer grandes atrações. Quando uma pessoa não se sente confortável no espaço, dificilmente ela conseguirá aproveitar tudo o que foi preparado. Partindo do ponto que a primeira impressão é a que fica. Pensar na recepção de eventos e em como fazê-la da melhor forma é importantíssimo.

Por isso, reunimos uma lista com algumas dicas para que seu evento seja incrível do começo ao fim, além de explicar melhor qual a importância da recepção e da organização. Seguindo o passo a passo você será capaz de proporcionar uma recepção de eventos completa, antecipando imprevistos e deixando todos os convidados à vontade. O resultado será de grande repercussão e reconhecimento para a empresa. Saiba como fazer isso!

Importância da recepção de eventos

Desde o momento de convidar as pessoas para um evento até o acompanhamento dos resultados após seu encerramento é essencial pensar em cada um dos detalhes. 

Afinal, evento é uma experiência grande que envolve diversos convidados e trabalhadores, então gerenciar cada um dos segmentos é importante.

Mas por que pensar especificamente na parte da recepção? Isso ajuda os convidados a não se sentirem perdidos ou desconfortáveis. Com bons profissionais trabalhando para integrar as pessoas, será possível deixá-las à vontade!

Seu evento pode ter a programação mais incrível do momento e ter um investimento invejável, mas se os convidados se sentirem deslocados, o resultado pode ser bem abaixo do esperado.

Isso tudo pode ser evitado com uma boa recepção de eventos! Confira algumas dicas e aplique cada uma delas.

Detalhe todas as informações do evento

Ao mandar o convite, é essencial que toda a programação do evento esteja detalhada.

Com isso, fica mais fácil para os convidados se sentirem preparados antes de saírem de casa. Eles sabem o que está por vir e não vão precisar lidar com imprevistos depois que chegarem ao local.

Esta etapa é deixada de lado em alguns momentos, mas isso pode resultar em consequências negativas no futuro, como comentários negativos sobre o evento e perda de confiança na empresa.

Pense na parte visual do evento

A recepção vai além de ter uma pessoa esperando pelos convidados na entrada do evento. A parte visual, como tema e decoração, também ajuda a fazer com que todos possam se sentir confortáveis no local, desde que haja um preparo antecipado.

Quando a organização falha é bem perceptível. As partes não encaixam e tudo parece ter sido feito em cima da hora, o que pode despertar a vontade de ir embora.

Tudo é uma oportunidade de experiência, seja ela positiva ou negativa. Você precisa apenas se esforçar para que o resultado seja positivo ao máximo possível.

Invista em boa segurança e conforto no transporte

Quando falamos sobre conforto, é preciso pensar em todas as esferas possíveis. 

No contexto atual, muitas pessoas sentem medo de sair de casa devido a falta de segurança nas ruas, principalmente em eventos, quando vários itens de valor estão reunidos no mesmo local.

Por isso, contratar uma equipe de segurança para fiscalizar o local pode ser um investimento de grande importância. As pessoas vão se sentir mais à vontade para serem elas mesmas e ficarem até mais tarde no local, registrando tudo nas redes sociais e espalhando o evento para que mais indivíduos conheçam o que está acontecendo. A estratégia de divulgação natural, com base apenas em recomendações simples, é extremamente eficaz.

Ainda nesse sentido, o estresse envolvendo trânsito é outro ponto que faz com que muitas pessoas simplesmente desistam de sair de casa. Pensar em um serviço de Vallet é mais que necessário, pois acalma os convidados. Eles chegam ao local estabelecido no convite, entregam os veículos para profissionais treinados e já podem ir diretamente aproveitar o evento. O mesmo processo também funciona ao contrário, quando chega o momento de ir embora, e não há nenhum problema ou estresse.

Treine bem toda a equipe de recepção de eventos

Os recepcionistas, como o próprio nome dá a entender, são os primeiros a entrar em contato com o público. Eles devem se portar da maneira correta, com muita simpatia e vontade de ajudar, além de conhecerem bem toda a programação do evento e do próprio espaço para tirar eventuais dúvidas.

Por exemplo, caso alguém não saiba onde ficam os banheiros, dúvida comum, é preciso que haja alguém por perto para responder com firmeza.

Além disso, é essencial que todos os trabalhadores do evento sejam localizados facilmente, por isso um uniforme é essencial. Assim, os convidados vão saber com quem conversar, seja sobre a comida, organização ou transporte.

Não esqueça: todos esses profissionais também precisam estar treinados para o evento, afinal, é possível que uma ou várias pessoas entrem em contato. Falta de segurança nas respostas pode afetar grandemente a recepção do público.

Organize sua lista de convidados

Checar o nome de cada pessoa na fila da recepção pode parecer uma tarefa desnecessária, mas ela é extremamente importante. 

No entanto, o problema que muitos organizadores enfrentam é o de não ter uma lista funcional, o que faz com que percam muito tempo até localizar se o nome da pessoa realmente consta como convidado.

Por isso, é essencial usar algum método de organização, como ordem alfabética, por exemplo. Assim, tanto numa lista de papel ou digital, fica fácil achar o nome de cada pessoa e dar uma resposta rápida para que a fila possa se movimentar rapidamente e todos possam aproveitar o evento o quanto antes.

A importância da recepcionista de eventos

Como deu para perceber, a recepcionista de eventos tem uma grande lista de atribuições, desde a própria recepção dos convidados até a retirada de eventuais dúvidas.

A profissional é essencial para deixar cada pessoa mais confortável, permitindo que o clima do evento seja mais positivo e que a empresa ganhe mais visibilidade após o término.

É por isso que você precisa de uma recepcionista de eventos! Não sabe onde encontrar? Nós temos a solução!

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