A produção de eventos depende da dedicação de um produtor que sabe seguir o planejamento de um evento e lidar com prazos.

Todas as atividades envolvidas no planejamento, organização, execução e realização do evento – seja ele corporativo, social, esportivo etc – devem ser acompanhadas de perto.

Cumprir os prazos é fundamental na realização de eventos, porque os atrasos frequentemente prejudicam os clientes e os participantes, além de abalar a reputação e confiança de todos os fornecedores envolvidos na organização.

Para garantir bons resultados, pode ser uma boa ideia a criação de um checklist, ajudando o organizador a não esquecer de nenhum detalhe. Ele deve envolver os momentos antes, durante e depois do evento, e seguir uma ordem cronológica para facilitar a compreensão. Nós usaremos como ponto de partida o dia do evento.

Planejamento de um evento – saiba como cumprir os prazos em todas as etapas de uma produção de eventos:

No dia do evento

No grande dia, o ideal é ter tudo pronto para começar a receber os participantes do evento, com a melhor estrutura possível, gerando um impacto positivo.

A contratação de um promoter de festa, por exemplo, ou até detalhes da decoração são questões que precisam estar completamente resolvidas. Entretanto, é fundamental o seguinte checklist:

Equipe descansada para receber os participantes com alegria e proatividade;

Pedir para profissionais chegarem mais cedo, para receberem instruções;

Fazer uma última passagem de áudio e vídeo, para garantir;

Revisar o fluxo de credenciamento com o staff responsável.

1 a 3 dias do evento

Com três dias de antecedência, a equipe responsável já pode começar a revisão final de toda a estrutura, com o objetivo de contornar mais facilmente possíveis problemas com a estrutura do evento, como imprevistos com a cenografia de palco, para exemplificar.

Como nem sempre é possível dispor de tanto tempo, o período de um dia já pode ser importante para a resolução de contratempos e cuidado com detalhes finais, que sempre fazem bastante diferença. É importante incluir nesta etapa:

Teste de microfone, caixas de som, vídeo;
Ter ensaiado as apresentações dos palestrantes;
Testar o espaço de coffee break ou happy hour;
Testar o fluxo das ferramentas de check-in dos convidados;
Revisar a instalação dos equipamentos da locação de iluminação;
Revistar os detalhes da decoração;
Revisar as ferramentas de comunicação interna;
Revisar a estrutura das salas;
Outros aspectos, dependendo do tipo de evento planejado.

5 a 7 dias antes do evento

O credenciamento é um dos últimos detalhes na organização de um evento, mas é crucial para o sucesso no grande dia. Geralmente os participantes se dirigem a esse setor quando chegam ao evento.

Lá, confirmam a inscrição e recebem uma credencial, que pode ser uma pulseira, por exemplo, dando acesso aos espaços do evento. O credenciamento também é importante para identificar presenças e faltas.

O credenciamento depende bastante da contratação do serviço de casting eventos e feiras, que fornece os profissionais mais adequados para atuar em diferentes tipos de ocasiões.

Um erro comum é deixar essa etapa da organização para a última hora, e isso pode comprometer bastante a experiência do cliente e dos participantes dos eventos, pois não há tempo útil para treinamentos, por exemplo.

Com relação à entrada dos participantes, é necessário estudar muito bem o local e seus pontos de acesso, para evitar imprevistos nesses momentos iniciais do evento.

No caso de feiras ou exposições, esse também é o último momento para tentar sensibilizar mais expositores para a participação. Assim, as marcas têm tempo para cadastrar o melhor time e contar com boa estrutura no dia.

2 a 3 meses antes do evento

Com cerca de 60 a 90 dias até o evento, pode-se considerar que a organização se encontra em fase de gerenciamento e ajustes. Nesse momento, os fornecedores, prazos de entrega, pagamentos e outros aspectos já foram definidos e seguem em acompanhamento até o dia do evento.

A essa altura, é possível ter uma noção do nível das vendas de ingressos e pensar em estratégias para melhorar os resultados, atraindo mais interessados para a participação no evento. Algumas perguntas úteis para isso são:

Que campanhas têm funcionado melhor?

Que canais de atração têm maior conversão?

Vale a pena aumentar ou reduzir investimentos em algum canal?

Como criar boas campanhas de desconto?

3 a 4 meses antes do evento

Com 4 meses, a organização tem um bom tempo para contato com todos os fornecedores, incluindo o aluguel de box truss, por exemplo, para a montagem de palcos e outras estruturas importantes para o entretenimento nos eventos.

Algumas montagens podem demandar mais tempo para ficarem prontas, e por isso é recomendável providenciá-las com antecedência.

O mesmo ocorre com equipamentos e serviços, dentre os quais é válido citar equipamentos para compor a iluminação e a locação de caixa de som, para exemplificar.

A grande vantagem de ter tempo de sobra é que é possível mudar de fornecedores mais facilmente em caso de problemas.

Também é nesse período que deve iniciar uma divulgação mais intensa do evento, engajando o público e incentivando a participação, bem como a venda de ingressos.

5 a 6 meses antes do evento

Quando iniciar a venda de ingressos é uma dúvida bastante comum entre os organizadores. Alguns eventos começam a venda assim que termina a edição anterior, enquanto outros vendem no próprio dia do evento. Tudo depende do objetivo da organização e do público participante.

As estruturas de lotes de ingressos ajudam a garantir a presença de mais pessoas, assim como a divulgação, que deve ser intensificada. Outra dica é esquentar a base de contatos para que o público fique sabendo do lançamento das vendas dos ingressos.

A divulgação pode ser feita com estratégias de marketing digital, além da contratação de promoters.

Gostou do conteúdo e quer uma continuação? Fique tranquilo, na próxima semana estaremos de volta com a parte final sobre produção de eventos. Obrigado e até a próxima!

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