Recepcionista de Eventos: O que faz e qual sua importância

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Recepcionista de Eventos: O que faz e qual sua importância

 
Recepcionista de eventos: o que faz e qual sua importância? É provável que você esteja organizando algum evento, e por isso, está em busca de maiores informações sobre as qualificações e habilidades desta profissional.

Entretanto, se você não acertar na hora de contratar uma boa recepcionista de eventos, certamente você terá problemas. Mas por que? Justamente porque esta pessoa será a primeira impressão da sua festa, palestra, treinamento, entre outros.

As recepcionistas costumam ser o braço direito do organizador do evento, no entanto, precisam ser treinadas e bem direcionadas para isso. Por isso, esta pessoa precisa ser extremamente proativa e disposta durante todo o trabalho.

Então, neste artigo vamos explicar de forma clara, tudo que você precisa saber para acertar na contratação. Além disso, vamos esclarecer o que a recepcionista faz e qual a sua importância. Por fim, vamos dar 5 dicas especiais através de um roteiro de seleção que será essencial para contratar a profissional ideal para o seu evento.

O que faz uma recepcionista de eventos?

Recepcionista de eventos

A recepcionista é o cartão de visitas do seu evento. Ou seja, é a primeira pessoa que o seu convidado vai encontrar quando chegar.

Além disso, é a profissional que deve lidar com o público com muito respeito, simpatia, carisma e principalmente, jogo de cintura para resolver qualquer tipo de situação ou imprevisto que aconteça.

Aparência não é tudo

Apesar do que muitas pessoas acham, a aparência não é o único quesito para a recepcionista. Características como proatividade, educação e comunicação são essenciais para esta profissional, ou seja, vai muito além da beleza.

Mas é claro, que é importante que a recepcionista do seu evento esteja bem arrumada e maquiada. Isso também é muito importante.

Lista de atribuições de uma recepcionista de eventos

Para deixar mais claro o que faz uma recepcionista de eventos, listamos as principais atribuições desta profissional. São elas:

  • Recepcionar todos os participantes.
  • Dar todas as informações sobre o evento tais como: programação, horários, palestras e o local onde está cada stand.
  • Se o seu evento exigir credenciamento, a pessoa responsável por isso também será a recepcionista.
  • Encaminhar cada participante até o local da palestra.
  • Tirar todas as dúvidas.

A postura conta muito neste momento, por isso, preze por uma recepcionista que saiba se comportar da maneira adequada para cada situação.

Treinamento

Para que ocorra tudo da forma como a equipe organizadora do evento espera, é necessário que haja um breve treinamento para a recepcionista do evento. Ou seja, alguns dias antes ou até mesmo algumas horas antes, reúna a equipe de recepcionistas e passe todas as informações sobre como vai ser, o que vai acontecer, quem serão os palestrantes e todas as informações que forem necessárias e de interesse dos participantes.

Então, faça uma lista dizendo tudo sobre o evento, e deixe com a recepcionista, desta forma, caso o organizador não esteja por perto para ajudá-la, ela terá onde recorrer.

Lembre-se que os participantes vão querer respostas rápidas, por isso, pense sempre que será preciso bastante agilidade da recepcionista de eventos.

Qual a importância de uma recepcionista de eventos?

recepcionista de eventos

Primeiramente, tente imaginar a seguinte cena: Você chega para um evento em um local bastante espaçoso, e cheio de pessoas. É provável que você se sinta perdido, e esteja procurando alguém que possa tirar todas as suas dúvidas.

Você procura, procura, procura e não encontra ninguém que te auxilie. Certamente será uma situação chata, não é mesmo?

Agora, imagine a mesma situação de você chegando ao local do evento e logo na entrada uma pessoa diz: Olá! Seja bem-vindo. Como posso te ajudar? O cenário muda completamente.

Portanto, podemos dizer que a recepcionista de eventos é a pessoa que vai organizar todo o início do evento. Quando os participantes estiverem dentro da sala da palestra, eles já estarão por dentro de tudo que vai acontecer naquele dia, pois a recepcionista já deu todas as orientações para cada um deles.

Características de posturas essenciais

Além de todas as características que já citamos acima, a recepcionista de eventos precisa apresentar 3 tipos de posturas que farão toda a diferença em algumas situações durante o seu trabalho. São elas:

Postura reativa: trata-se das atitudes tomadas em relação à reação de cada participante. Nem todo mundo é igual, e a recepcionista vai lidar com pessoas tranquilas, e pessoas não tão tranquilas, por isso, ela vai precisar agir da melhora maneira possível para resolver a situação.

Postura ativa: são as atitudes que formarão a primeira impressão dos participantes ao evento. Ou seja, a forma como a recepcionista vai receber cada um deles nos quesitos: apresentação pessoal, educação, bom humor, simpatia, além disso, comunicação adequada.

Proatividade: sem dúvidas que pessoas proativas têm mais chances de cativar e conquistar os participantes do evento. A simples pergunta inicial: Posso te ajudar? - já faz muita diferença. Naquele momento a profissional se coloca à disposição para resolver qualquer problema e tirar todas as dúvidas, e consequentemente, passa total segurança para as pessoas. Além disso, atitudes como abrir a porta, ajudar idosos e pessoas com dificuldade de locomoção, ou até mesmo ajudar a pedir um Uber no final do evento, irão mostrar que a recepcionista realmente está ali para ajudar.

5 dicas para o roteiro de seleção de uma recepcionista de eventos

recepcionista de eventos

Para te ajudar na contratação de uma boa recepcionista de eventos, separamos 5 dicas em forma de um roteiro que se você seguir, certamente não vai errar na escolha da profissional. Confira:

1 - Trace o perfil profissional para o tipo de evento

Antes de tudo, a profissional deve combinar com o perfil do seu evento. Por exemplo, se as palestras forem sobre maquiagem, é importante que a recepcionista tenha noções de maquiagem. Por isso, procure contratar pessoas que tenham o mínimo de conhecimento sobre o tema das palestras.

2 - Peça indicações

Que tal perguntar para as pessoas do seu convívio se elas não conhecem alguém que trabalhe como recepcionista de eventos? Quando se contrata alguém que tem boas indicações, as chances de darem certo são muito maiores. No entanto, não contrate alguém tão próximo, pois caso você precise chamar a atenção desta pessoa, pode ser que você tenha problemas de aceitação, já que o pessoal e profissional podem ser confundidos.

3 - Busque referências

Mesmo que o currículo da candidata seja bom e lhe chame a atenção, não deixe de entrar em contato com alguém que já tenha contratado esta profissional, e perguntar como foi a postura dela durante o evento. Essa troca de informações ajuda bastante em saber como é a postura da pessoa diante de todas as situações que possam acontecer.

4 - Deixe claro as condições de trabalho e esteja disposto a treinar

Diga claramente qual será o salário/cachê, quais serão as condições de trabalho no dia do evento, qual o tipo de roupa e o que você espera da recepcionista. É importante que haja essa comunicação bastante clara, pois a candidata terá liberdade de escolher, ou não, participar do seu evento.

Além disso, como dissemos mais acima, é importante que haja treinamento para qualificação da recepcionista. Por isso, esteja disposto a ensinar tudo que for preciso para a pessoa escolhida.

5 - Contrate uma empresa terceirizada

Se ainda com todas as nossas dicas você se sentir inseguro para esta contratação, então, procure uma agência que terceirize o recrutamento e a seleção de uma recepcionista.

Com toda certeza, o nível de acerto será bem maior, já que estas empresas possuem uma equipe altamente  qualificada para recepção de eventos.

Deseja terceirizar a contratação de uma recepcionista?

A Aliança Promoções é especialista em Recrutamento e Seleção de recepcionistas de evento. Acesse o nosso site e solicite o atendimento de um dos nossos consultores.

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1 Comentário

  1. […] sucesso, ele precisa contar com uma agência que ofereça essa equipe, como; garçons, bartenders, recepcionistas, copeiras, seguranças e promotores de […]

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